Privacy bij Xplore

Wie zijn wij?

Xplore Kinderopvang is de naam waaronder Kinderopvang Eleanora kinderopvang aanbiedt. Kinderopvang Eleanora is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens waarover deze verklaring gaat.

Correspondentieadres
Albert Schweitzerlaan 27
2037 RN Haarlem

Een privacyvraag of verzoek kun je sturen naar info@xplorekinderopvang.nl. Bellen kan via 023 – 5515702.

Een rondleiding aanvragen

Met het rondleidingsformulier vraag je een kennismaking aan. Je schrijft je kind hiermee nog niet in voor opvang.

Voor een aanvraag vragen we je naam, e-mailadres, de naam van je kind, gewenste locatie en huidige of toekomstige school. De leeftijd van je kind, gewenste opvangdagen en een voorkeursmoment voor de rondleiding zijn optioneel. Deze aanvullende gegevens helpen ons om de kennismaking af te stemmen op de leeftijd van je kind en je opvangwensen. Deel bij een eerste aanvraag geen BSN of medische gegevens.

Je aanvraag gaat per e-mail naar planning@xplorekinderopvang.nl. De planning gebruikt je gegevens om contact op te nemen en een kennismaking af te spreken. Bij een aanvraag voor mogelijke opvang is de grondslag het op jouw verzoek voorbereiden van een overeenkomst. Zonder contactgegevens kunnen we niet reageren.

Als je ons mailt of belt

Als je contact opneemt, ontvangen we de gegevens die je zelf geeft, zoals je naam, e-mailadres of telefoonnummer en de inhoud van je vraag. We gebruiken die om je bericht te behandelen. Voor gewone vragen is ons gerechtvaardigde belang dat we bereikbaar zijn en zorgvuldig antwoord kunnen geven. Gaat je vraag over mogelijke opvang, dan gebruiken we de gegevens om op jouw verzoek een overeenkomst voor te bereiden.

Medewerkers die je vraag behandelen hebben daarvoor toegang. De website draait op WordPress bij TransIP. De rondleidingsformulieren verwerken de ingevulde gegevens op deze webhosting en versturen de aanvraag via Google Workspace naar onze planning. In de huidige inrichting wordt geen aparte lijst met formulierinzendingen of e-mailinhoud in WordPress bewaard. De ontvangen e-mail blijft wel in de mailbox staan. De mailkoppeling kan namens ons verzenden, maar heeft geen toegang om onze inbox te lezen.

Aanmelden voor opvang

Via de inschrijfknop open je het verkorte aanmeldformulier bij Bitcare. Daar vragen we de naam en geboortedatum van je kind, je eigen naam en e-mailadres, de gewenste locatie, startdatum en opvangdagen. Je kunt ook telefoonnummer, school, groep en een toelichting opgeven. Welke velden verplicht zijn, zie je in het formulier.

We gebruiken deze gegevens om de aanvraag te beoordelen, contact op te nemen en op jouw verzoek mogelijke opvang voor te bereiden. Dit is de grondslag voor deze verwerking. Bitcare verwerkt de gegevens namens Xplore; planning behandelt je aanvraag. Zonder de noodzakelijke gegevens kunnen we geen passende aanvraag behandelen. Aanmelden is nog geen bevestigde plaatsing.

In dit verkorte formulier vragen we geen BSN, medische gegevens, bankgegevens of fototoestemming. Zet zulke gegevens ook niet in een toelichting. Als voor de latere opvangadministratie aanvullende gegevens nodig zijn, vragen we deze via het daarvoor bestemde proces. Toestemming voor foto’s vragen we later afzonderlijk in Bitcare. Aanmelden of cookies accepteren geeft geen algemene toestemming voor foto’s of marketing.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Losse rondleidingsaanvragen die niet tot opvang leiden verwijderen we uiterlijk zes maanden na afronding van het laatste contact. Planning controleert de status en zorgt voor verwijdering uit de mailbox en eventuele andere administratie. De website verwijdert zelf geen ontvangen e-mails.

Voor andere contactvragen bewaren we gegevens zolang dat nodig is om de vraag af te handelen. Als een actieve vervolgvraag, een geschil of een wettelijke verplichting langer bewaren noodzakelijk maakt, moet dat afzonderlijk worden beoordeeld en vastgelegd.

Actieve inschrijvingen, wachtlijsten en toekomstige plaatsingen blijven behouden zolang zij nodig zijn voor de gewenste opvang, ook bij inschrijving vanaf de geboorte voor jaren later. Ouderdom van de aanvraag of een periode zonder contact is op zichzelf geen reden voor verwijdering. Planning controleert eerst de actuele status. Afgewezen aanmeldingen verwijderen we ook; alleen de status op afgewezen zetten is niet de afronding van ons verwijderproces. Leidt een aanmelding niet tot opvang en heeft planning deze aantoonbaar afgesloten, dan verwijderen we de aanmeldgegevens uiterlijk zes maanden na die afsluiting. Dit is ons eigen bewaarbeleid, geen algemene wettelijke termijn. Voor gegevens die noodzakelijk blijven wegens een wettelijke verplichting of een concreet geschil beoordelen en documenteren we afzonderlijk wat langer nodig is.

Websitebezoek en externe diensten

Op www.xplorekinderopvang.nl gebruiken we na jouw toestemming voor Marketing de Meta-pixel voor paginaweergaven, advertentiemeting en passende advertenties op Facebook en Instagram. Google Analytics meet na toestemming voor Statistieken paginaweergaven, bezoeken en succesvolle rondleidingsaanvragen voor BSO Florapark. Google Ads meet na toestemming voor Marketing succesvolle rondleidingsaanvragen voor BSO Florapark en koppelt deze aan advertentieklikken. Wij sturen geen ingevulde namen, e-mailadressen of andere formulierinhoud naar Google. Gepersonaliseerde Google-advertenties en uitgebreide conversies staan uit. Je cookievoorkeuren worden maximaal 180 dagen in deze browser bewaard. Afbeeldingen en lettertypen laden vanaf dezelfde website. Meer uitleg staat bij Cookies.

Meta Platforms Ireland Limited ontvangt bij toegestane meting onder meer het bezochte webadres, tijdstip, IP-adres, browser- en apparaatgegevens en cookie-identificatoren. Meta kan dit aan een Meta-account koppelen en gegevens ook buiten Europa verwerken. Onze pixelcode geeft geen formulierinhoud of contactgegevens mee en laadt niet op aanvraag- en inschrijfpagina’s. Meer over verwerking, bewaartermijnen en doorgifte staat in het privacybeleid van Meta.

TransIP verzorgt de hosting van de website. Technische verzoekgegevens, zoals het opgevraagde webadres, tijdstip en IP-adres, helpen de website beschikbaar en veilig te houden en storingen te onderzoeken. Ons gerechtvaardigde belang is een veilige, werkende website. De gewone hostinglogbestanden worden drie dagen bewaard. De extra statistiekfunctie van de hosting staat uit. Voor herstel bij een storing maakt de hosting back-ups. TransIP vermeldt voor zijn webhosting een automatische bewaartijd van maximaal dertig dagen. Verwijdering uit de actieve administratie betekent niet dat een afzonderlijk gegeven meteen uit alle back-ups verdwijnt.

De inschrijfknop opent ons aanmeldformulier bij Bitcare. Daar geef je contactgegevens en gegevens over je kind en de gewenste opvang door. Xplore gebruikt deze om je aanmelding te behandelen, contact op te nemen en mogelijke opvang voor te bereiden. Bitcare verwerkt de formuliergegevens namens Xplore. Fototoestemming vragen we later afzonderlijk via Bitcare, zodra je toegang hebt tot Bitcare en de ouderapp. De privacyverklaring geeft uitleg over gegevensverwerking; de inschrijving is geen algemene toestemming voor foto’s of marketing. De kostenberekening opent KDV Online. Video’s, kaarten en sociale media openen eveneens op de website van de betreffende aanbieder. Deze diensten worden hier niet ingesloten of vooraf geladen. Als je een link volgt, kan die aanbieder gegevens verwerken; lees daar ook de privacyinformatie voordat je gegevens invult.

De kostenrekentool wordt door KDV Online namens Xplore aangeboden. Volgens de privacyinformatie van KDV Online bewaart de aanbieder toetsingsinkomen, opvangsoort, pakket en een afgeleide bezoekerscode bij berekeningen zolang de dienst bestaat; naam en e-mailadres worden hiervoor niet gevraagd. Je gebruikt deze optionele tool om een kostenindicatie voor mogelijke opvang te krijgen. Een verwijderverzoek kun je aan Xplore richten. Je cookiekeuze op onze website regelt niet de verwerking in deze externe tool. Je kunt voor informatie over de opvangkosten ook rechtstreeks contact met ons opnemen.

Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je ook vragen om beperking of overdracht van gegevens en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als toestemming de grondslag is, kun je die intrekken.

Mail je verzoek naar info@xplorekinderopvang.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een toegestane verlenging nodig is, laten we binnen die maand weten waarom. Zo nodig controleren we op een passende manier je identiteit; stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dienstverleners en verwerking buiten Europa

Voor hosting gebruiken we TransIP, voor e-mail Google Workspace en voor aanmeldingen Bitcare. Zij ontvangen de gegevens die nodig zijn voor hun dienstverlening. Bitcare vermeldt in zijn beveiligingsinformatie dat zijn toepassing gebruikmaakt van Google-clouddiensten met opslag in de Verenigde Staten. Aanmeldgegevens kunnen dus buiten Europa worden opgeslagen.

Ook Google en Meta kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Google beschrijft de gebruikte doorgiftemechanismen, waaronder het EU-US Data Privacy Framework en Europese modelcontractbepalingen, in zijn informatie over internationale gegevensdoorgifte. Voor Meta staat de uitleg in het hierboven gelinkte privacybeleid. Wil je weten welke afspraken en waarborgen op jouw gegevens van toepassing zijn, of een kopie daarvan ontvangen? Neem dan contact met ons op via info@xplorekinderopvang.nl.

Planning beoordeelt aanmeldingen. De website neemt geen uitsluitend geautomatiseerd besluit over de plaatsing van je kind. We werken deze verklaring bij als onze werkwijze verandert; bovenaan staat de datum van de laatste versie.